Un auxiliar administrativo de la DGA registra documentos, tramita expedientes, atiende a quien pregunta y mantiene al día los datos de su unidad. Ocupa una plaza del subgrupo C2, que en la administración autonómica aragonesa es el nivel al que se entra con el título de la ESO.
Esas tareas las vas a hacer en cualquier unidad, pero el trabajo no se parece de un sitio a otro. En un Servicio Provincial de Educación tramitas becas con la familia esperando en el mostrador. En un servicio central de Zaragoza preparas la convocatoria que después aplican las tres provincias.
Abajo tienes las seis funciones una a una, lo que dice de ellas la normativa y en qué se nota cada destino.
Las funciones del auxiliar administrativo DGA que se repiten cada día
El puesto es de apoyo y tramitación, así que no decides si una solicitud se concede o se deniega. De ti depende que el expediente avance, que esté completo y que se localice cuando alguien lo pida. Si todavía estás viendo si puedes presentarte, mira antes los requisitos para ser auxiliar administrativo de la DGA.
Registro de entrada y salida de documentos
De cada escrito que entra o sale de tu unidad queda constancia con la fecha, la hora y un número de asiento, que es su número de orden. Tú lo registras, compruebas que viene completo y lo diriges a quien tiene que resolverlo. Esa anotación fija el día en que el documento cuenta como presentado.
Como esa fecha marca el plazo, un asiento equivocado en un Servicio Provincial de Educación puede dejar fuera una solicitud de beca. La entrada la anotas en el Registro Electrónico General de Aragón, y lo que llega en papel lo digitalizas en la propia oficina de registro.
Tramitación y apoyo en procedimientos administrativos
Cada fase de un expediente pide un documento, una notificación o una firma. Preparas lo que toca, compruebas que no falta nada y lo dejas listo para quien firma. Todo eso lo llevas desde el Gestor de Expedientes, la aplicación que el Gobierno de Aragón puso en marcha en 2022.
Ese gestor incorpora Portafirmas, que lleva el documento a la firma del responsable sin que tengas que moverlo tú. En una convocatoria de ayudas de Agricultura revisas que cada solicitud traiga la documentación exigida, y a quien le falte algo le preparas un requerimiento pidiéndole que la complete.
Atención e información al ciudadano
Atiendes por ventanilla, por teléfono y por correo, y casi siempre son las mismas tres preguntas, el plazo, la documentación que falta y el estado de un expediente. Muchas se resuelven enseñándole a la persona dónde consultarlo ella misma.
Ese sitio es MiA, la carpeta ciudadana del Gobierno de Aragón, donde cada uno consulta sus datos, sus notificaciones y el estado de sus trámites. Aun así, al mostrador de una oficina del INAEM llegan personas tan perdidas que primero tienes que averiguar qué necesitan.
Archivo físico y digital de expedientes
Un expediente cerrado se guarda ordenado y descrito para poder recuperarlo años después, en papel o en electrónico. Antes de salir de tu unidad pasa por el archivo de tu servicio, donde reúnes los que toca enviar, compruebas que están completos y anotas de qué va cada uno.
Esa descripción tuya es la que permite localizarlo luego sin abrir uno por uno. De ahí los expedientes pasan al Archivo de la Administración, que los recibe y los ordena en ARCA, su plataforma. Desde ahí se prestan cuando alguien vuelve a pedirlos para un recurso o una revisión.
Grabación y mantenimiento de bases de datos
Los datos de solicitantes, personal o beneficiarios no se actualizan solos. Los grabas cuando entran, los corriges cada vez que alguien cambia de dirección o de teléfono, y depuras los duplicados que quedan cuando alguien presenta la solicitud dos veces.
Un apellido mal escrito deja a alguien fuera de la lista de admitidos, y corregirlo después cuesta más que grabarlo bien. Casi todos esos ficheros van en hoja de cálculo, y por eso Excel entra en el temario de Auxiliar Administrativo DGA junto a Windows, Word y Outlook.
Elaboración y mecanografiado de escritos
Oficios, certificados, notificaciones y actas de reunión salen de tu mesa casi todos los días. Casi nunca partes de cero, porque coges el modelo que usa tu unidad, cambias los datos del caso y le das el formato que corresponde antes de revisarlo entero.
Word es la herramienta de siempre, y la combinación de correspondencia rellena sola los datos de cada destinatario cuando sacas la misma notificación para doscientos admitidos. Un escrito con faltas sale con el nombre de tu unidad, así que se relee antes de darle salida.
Lo que dice la normativa sobre tus funciones
Si buscas esas seis funciones en la ley no las vas a encontrar. El Decreto Legislativo 1/1991, la norma que ordena el empleo público aragonés, dedica al Cuerpo Auxiliar una sola línea en su artículo 16, donde dice que sus funcionarios desempeñan «las tareas de carácter auxiliar y análogas».
Esa fórmula no nombra ninguna tarea, y la norma habla además de un Grupo D que hoy equivale al subgrupo C2. Lo concreto está en la relación de puestos de trabajo, el listado oficial de todas las plazas, donde el Decreto 68/2021 obliga a describir las funciones de cada una.
No es un desglose de tareas, pero basta para ver que dos puestos que se llaman igual pueden tener un día a día distinto. La relación se publica en el Boletín Oficial de Aragón y el Portal de Transparencia la recoge por departamento, aunque sin buscador por puesto, así que entras por el tuyo y localizas ahí la plaza.
El trabajo cambia según dónde acabes destinado
Lo que cambia de un destino a otro es el expediente que tienes delante y cuánto te preguntan por él. También cambia el complemento específico, el plus que se cobra por las condiciones de cada plaza y que explica buena parte del sueldo del Auxiliar Administrativo DGA.
Los servicios centrales de los departamentos en Zaragoza
Aquí está la parte de la administración que planifica y coordina, así que trabajas cerca de quien firma y con procedimientos que afectan a todo Aragón. Predominan los expedientes de gestión interna, de contratación, de personal y de las convocatorias que abren los departamentos.
Casi todo lo que tramitas acaba en otra unidad, no en manos de un ciudadano. Eso significa que tratas a diario con compañeros de la administración, que el ritmo lo marcan los plazos internos y que casi nunca ves cómo termina para el ciudadano lo que tú preparaste.
Los servicios provinciales de Huesca, Teruel y Zaragoza
Educación, Agricultura y otros departamentos tienen sede en las tres provincias. Ahí el procedimiento que se diseñó en Zaragoza se convierte en el expediente de una persona concreta, y esa persona suele venir a preguntar por él antes de que se resuelva.
Recibes al interesado, le explicas qué le falta y tramitas su expediente entero. Son matrículas, becas, personal docente o ayudas agrarias, y muchas de esas ayudas entran por las Oficinas Comarcales Agrarias y Alimentarias, que dependen del Servicio Provincial de Agricultura.
Los organismos autónomos como el INAEM y el IASS
En estos organismos tramitas la solicitud de una prestación, de un curso o de una plaza en una residencia, y lo haces con las normas de la casa. Tienen presupuesto y procedimientos propios, aunque dependan de un departamento, así que el circuito no es el general de la DGA.
En el INAEM, que es el servicio público de empleo de Aragón, ese circuito va de ofertas de trabajo, demandantes y cursos. En el IASS, que lleva los servicios sociales, va de dependencia, discapacidad y ayudas económicas.
| Destino | Expediente que predomina | En qué se diferencia |
|---|---|---|
| Servicios centrales | Contratación, personal y convocatorias | Planifica y coordina, con poco trato con la ciudadanía |
| Servicios provinciales | Matrículas, becas y ayudas individuales | Tramita el caso concreto y atiende a quien lo presenta |
| Organismos autónomos | Prestaciones, cursos y plazas propias | Tramita con las normas del propio organismo |
Lo que se te tiene que dar bien para no agobiarte en el puesto
Lo primero es el detalle, porque el error típico no se ve al cometerlo. Se ve semanas después, cuando el plazo ya ha corrido y arreglarlo depende de otro. Se entrena revisando dos veces lo que ya has dado por bueno, y también con los supuestos del examen de Auxiliar Administrativo DGA.
Después vienen la corrección al escribir y la paciencia, porque escribir bien llega a copiar un modelo sin dejar dentro los datos de otro expediente, y la paciencia la gastas dando la misma explicación a diez personas distintas mientras la décima llega igual de perdida que la primera.
Las funciones del auxiliar administrativo de la DGA son las de un puesto de apoyo, y las vas a reconocer en casi cualquier unidad. Lo que te va a cambiar la semana es el departamento en el que entres y el tipo de expediente que se tramite allí, algo que ves en la descripción de la plaza antes de pedirla.
Si te ves en el puesto, el siguiente paso es la oposición, y ahí lo que cuenta es llevar el temario ordenado desde el principio. Mira cómo preparamos la oposición de Auxiliar Administrativo DGA con temario propio, seguimiento semanal y clases que puedes ver a tu ritmo.
